Organizacja konferencji wymaga odpowiedniej logistyki i kreatywności, aby wydarzenie było efektowne, atrakcyjne i dostosowane do oczekiwań zaproszonych gości. Istotna jest nie tylko estetyka miejsca, ale również oprawa wizualna, która doda eventowi unikalnemu charakteru. W jaki sposób zorganizować zatem konferencję?
Wybór miejsca na konferencję
To podstawowy element na liście organizacyjnej. Na rynku działa wiele firm oferujących odpowiednio przystosowane sale do organizacji biznesowych eventów. Takie miejsca wyróżnia elegancja, świetne wyposażenie i przestronność. Niezależnie od tego, czy ma to być duże, czy małe przedsięwzięcie, sale aranżowane są w taki sposób, by wszyscy goście czuli się swobodnie i przyjemnie. Jeśli konferencja będzie trwać kilka dni, wówczas warto pomyśleć o wyborze hotelu, który dysponuje salami przeznaczonymi dla oficjalnych eventów.
Poczęstunek na konferencji
Trudno wyobrazić sobie kilku- bądź kilkunastogodzinny event bez przerw, w trakcie których goście będą mogli zaczerpnąć świeżego powietrza, przedyskutować omawiane kwestie biznesowe i spokojnie coś zjeść. Konferencja służy nie tylko przekazaniu informacji i promocji firmy, ale również nawiązaniu relacji i wymianie doświadczeń.
Chcąc zapewnić gościom przyjemny odpoczynek od części merytorycznej, warto pomyśleć o zatrudnieniu profesjonalnej firmy cateringową. Najlepiej, by specjalizowała się właśnie w dostarczaniu posiłków na eventy o charakterze konferencyjnym. Nie należy zapominać o przeanalizowaniu dostępnego menu.
Z drugiej strony można samemu przygotować poczęstunek. Tutaj jednak będzie potrzebne wsparcie firmy produkującej opakowania na konferencje, np. do finger food, przykładem takiej hurtowni jest firma Pakowanko. Na jej stronie znajdziesz wszystkie potrzebne pojemniki i naczynia jednorazowe, w których podasz przekąski podczas konferencji.
Prowadzący konferencję
Każde wydarzenie musi mieć swojego gospodarza. To właśnie on czuwa nad przebiegiem dyskusji i porządkiem całego wydarzenia. Ważne, by była to osoba dobrze zorganizowana i doświadczona. Istotna jest również aparycja. Miły, charyzmatyczny i elokwentny gospodarz potrafi nadać każdemu wydarzeniu unikalnego charakteru, dzięki czemu na długi czas pozostanie ono w pamięci zaproszonych gości.
Zaplecze techniczne
Kolejny istotny element idealnego planu konferencji. Odpowiednie nagłośnienie, dobre oświetlenie i nowoczesny sprzęt elektroniczny to absolutny must-have każdej konferencji. Jeśli firma wynajmująca sale oferuje dodatkowe wsparcie techniczne, warto z niego skorzystać. Dzięki rzutnikowi wszyscy goście będą mogli widzieć prezentowane materiały. Niektóre z nich można obsługiwać dotykowo, co zapewnia doskonały komfort w trakcie wystąpienia. Nie należy bać się kreatywnych rozwiązań. Prezentacje, filmy i nagrania głosowe z pewnością spotkają się z większym uznaniem gości niż tradycyjne przemówienie.
Zaplecze marketingowe
Event branżowy to doskonała forma promocji firmy. Takie wydarzenie nie może obyć się bez akcentów nawiązujących do charakteru działalności, głównych założeń marki oraz oferowanych usług. Kluczowe jest zachowanie równowagi. Materiały promocyjne powinny być na tyle wyraźne, by identyfikowały wizualnie firmę, i na tyle subtelne, by nie stwarzały wrażenia kiczu i nachalności.
Marketing internetowy
Idealnie skrojona promocja to połączenie marketingu tradycyjnego i internetowego. Te dwa nurty muszą iść ze sobą w parze, by całe wydarzenie zostało zauważone. Jeśli firma ma swoje social media, wówczas warto umieścić posty informujące o nadchodzącej konferencji. Tutaj również istotne jest zachowanie balansu.
Post powinien reklamować wydarzenie, a nie opisywać je z najmniejszymi szczegółami. Warto zatem połączyć przekaz słowny z atrakcyjnymi grafikami i zdjęciami. Świetnym zabiegiem marketingowym jest krótka prezentacja zaproszonych gości. Dzięki temu można zbudować wizerunek firmy otwartej na bezpośrednie kontakty z partnerami biznesowymi i gotowej do miłej współpracy.
ABC organizacji konferencji
Organizacja konferencji nie jest trudna, jednak warto wcześniej stworzyć plan całego wydarzenia. Dzięki niemu można sukcesywnie realizować poszczególne zadania, bez obawy o zaniedbanie jakiejś istotnej kwestii.
Artykuł sponsorowany
